بر اساس ماده 6 قانون تجارت،کلیه اشخاص اعم از حقیقی و حقوقی پس از ثبت شرکت جهت اظهار هزینه ها و درآمدهای خود به دفاتر پلمپ نیاز دارند.
دفاتر پلمپ به صورت دفتر کل و روزنامه می باشند که بر حسب کارکرد 50-100-150برگی می باشند.
تمامی شرکت ها در صورتی که کارکردی داشته باشند جهت مشخص نمودن عملکرد مالی خود موظف به تکمیل این دفاتر هستند،عدم اخذ،تکمیل و ارایه این دفاتر باعث علی الراس شدن شرکت خواهد شد.
در صورتی که شرکت فعالیتی هم نداشته باشد جهت اعلام عدم فعالیت خود به دارایی، باید دفاتر پلمپ شده خود را به صورت سفید یا خالی به حوزه دارایی شرکت تسلیم نمایند.
علت نامگذاری این دفاتر، به نام دفاتر پلمپ به این دلیل است که کلیه صفحات این دفاتر در اداره مالیات و ثبت شرکت ها پلمپ می شوند.
دفتر روزنامه، دفتری است که در آن ریز هزینه ها و سود و زیان به صورت روزانه وارد میشود.
دفتر کل دفتری است که درآن ریز هزینه ها ی دفتر روزنامه به صورت هفتگی درآن وارد می شود.
نکته : دفاتر قانونی مورد تایید سازمان امور مالیاتی، دفاتری هستند که مطابق مقررات مواد ۱۱و ۱۲ قانون تجارت مصوب سال ۱۳۱۱ در اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور اقتصادی و دارایی پلمپ گردد.
جهت اخذ دفاتر پلمپ شده هر سال؛ باید سال قبل از آن؛ در واقع پیش از شروع سال مالی جدید؛ اقدام به دریافت دفاتر پلمپ شده نمود. برای مثال برای دریافت دفاتر پلمپ شده سال 96 تا پایان اسفند سال 95 باید اقدام نمود ؛مگر اینکه تمامی صفحات دفاتر؛ پیش از پایان سال مالی تمام شوند و نیاز به دفاتر جدید باشد که در اینصورت میتوانند دفاتر جدید اخذ نمایند.
1- استفاده از دفاتر سال های قبل
2- ثبت هرگونه اطلاعات غیرواقعی
3- ثبت نکردن فعالیت های مربوط به شعب یا شعبه شرکت
4- صفحات بیش از حد سفید گذاشته شده و سفید ماندن تمام صفحات به منظور سوء استفاده
5- عدم ثبت یک یا چند فعالیت
6- تراشیدن، پاک کردن، محو کردن و مخدوش کردن مندرجات
7- درصورتی که دفاتر از پلمپ خارج شده و فاقد یک یا چند برگ باشد
1- ارایه اظهارنامه مالیاتی
2- اخذ کارت بازرگانی
نکته : عدم ارائه دفاتر ، جریمه ای معادل 20% مالیات و در صورت رد دفاتر جریمه ای معادل 10% مالیات منظور خواهد شد.